WEG-Verwaltung, die sich fast von selbst erledigt.
Von der Eigentümerversammlung bis zur Hausgeldabrechnung: walter bereitet die Routine der WEG-Verwaltung strukturiert vor — nachvollziehbar dokumentiert und immer mit Ihrer Freigabe.
Wer eine Wohnungseigentümergemeinschaft verwaltet, lebt im Takt aus Eigentümerversammlung, Beschlussfassung und lückenloser Beschluss-Sammlung – jeder Beschluss form- und fristgerecht, im Wortlaut dokumentiert. Hinzu kommt die §-28-Abrechnung, bei der die Eigentümer nur über die Abrechnungsspitze beschließen – ein Detail, an dem ganze Beschlüsse anfechtbar werden. walter ist auf genau diese WEG-Realität ausgelegt: Die KI entwirft, der Mensch gibt frei.
Philipp Pippenstock · Mitgründer, walter · zuletzt aktualisiert Juni 2026
WEG-Verwaltung frisst Zeit — und Nerven.
Die wiederkehrenden Pflichten einer Eigentümergemeinschaft binden enorm viel Kapazität. walter nimmt Ihnen die Fleißarbeit ab.
Eigentümerversammlungen
Einladung, Tagesordnung, Protokoll und Beschlüsse — jedes Jahr aufs Neue, fristgebunden und formstreng.
Hausgeld & Abrechnung
Wirtschaftsplan, Hausgeldabrechnung und Einzelabrechnungen sind fehleranfällig und stehen jedes Jahr unter Zeitdruck.
Beschluss-Sammlung
Jeder Beschluss muss im Wortlaut dokumentiert, fortlaufend nummeriert und über Jahre auffindbar sein.
So entlastet walter Sie
Die passenden Funktionen.
Eigentümerversammlungen
walter organisiert Eigentümerversammlungen von der Einladung bis zum Protokoll — digital und fristgerecht vorbereitet. Sie prüfen und geben frei.
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Nebenkostenabrechnung
walter sammelt Verbrauchsdaten, berechnet Umlageschlüssel und bereitet Abrechnungen automatisch und fristgerecht zur Prüfung vor.
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Dokumenten-KI
walter sortiert, kategorisiert und archiviert Verträge, Rechnungen und Korrespondenz automatisch. Jedes Dokument ist sofort auffindbar.
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Eigentümerversammlung und Beschluss-Sammlung
In der WEG entscheidet die Form über die Wirksamkeit. Zur Versammlung ist nach § 24 Abs. 4 WEG mit einer Soll-Frist von drei Wochen in Textform einzuladen; die Niederschrift ist unverzüglich zu erstellen und zu unterzeichnen. Jeder Beschluss wandert anschließend im Wortlaut in die Beschluss-Sammlung (§ 24 Abs. 7 WEG) – fortlaufend nummeriert, mit Vermerk bei Anfechtung oder Aufhebung. Ein Quorum gibt es seit dem WEMoG nicht mehr: Jede Versammlung ist beschlussfähig. walter entwirft Einladung, Tagesordnung und Niederschrift und schreibt die Beschluss-Sammlung nach jeder Versammlung fort – der Verwalter prüft und gibt frei, bevor etwas verbindlich wird.
§ 28 WEG: Abrechnung und die Abrechnungsspitze
Die größte Fehlerquelle der WEG-Abrechnung ist ihr Beschlussgegenstand. Nach § 28 WEG beschließen die Eigentümer nicht „die Jahresabrechnung", sondern nur die Vorschüsse sowie die Nachschüsse bzw. die Anpassung der Vorschüsse – die sogenannte Abrechnungsspitze. Der BGH hat das bestätigt (V ZR 102/23) und 2025 zusätzlich die Teilanfechtung einer einzelnen fehlerhaften Position erlaubt (V ZR 96/24). Der Vermögensbericht wird vom Verwalter erstellt und zur Verfügung gestellt, nicht beschlossen. walter formuliert Beschlussvorschläge gezielt auf die Abrechnungsspitze hin und kennzeichnet, was nur Berechnungsgrundlage ist – Prüfung und Freigabe bleiben beim Verwalter.
Erhaltungsrücklage – richtig benannt, richtig geführt
Seit dem WEMoG heißt die frühere Instandhaltungsrücklage offiziell Erhaltungsrücklage (§ 19 Abs. 2 Nr. 4 WEG). Ihre angemessene Ansammlung gehört zur ordnungsmäßigen Verwaltung; die Zuführung läuft über den Wirtschaftsplan und damit über die beschlossenen Vorschüsse. Stand, Zuführung und Entnahme müssen sauber vom übrigen Gemeinschaftsvermögen getrennt geführt und im Vermögensbericht nachvollziehbar ausgewiesen werden. walter führt die Rücklagenentwicklung über das Wirtschaftsjahr mit, ordnet Entnahmen den zugrunde liegenden Beschlüssen zu und bereitet den Posten für Vermögensbericht und Jahresabrechnung vor – kontrolliert und freigegeben.
Heizkosten und CO2-Kostenaufteilung
Heizkosten werden in der WEG verbrauchsabhängig über die Hausgeldabrechnung umgelegt (HeizkostenV). Seit 1.1.2023 kommt das CO2-Kostenaufteilungsgesetz hinzu: Über ein 10-Stufen-Modell werden die CO2-Kosten nach dem Emissionswert des Gebäudes (kg CO2/m²/Jahr) zwischen Vermieter und Mieter aufgeteilt. Die Besonderheit der WEG: Die Aufteilungspflicht greift nur im Verhältnis eines vermietenden Eigentümers zu seinem Mieter – nicht zwischen den Sondereigentümern. In der Praxis ermittelt der Verwalter die Kennzahlen dennoch zentral. walter berechnet die Stufeneinordnung und die je Einheit umlagefähigen Anteile und steuert sie in die Heizkostenabrechnung ein – als Entwurf zur Freigabe.
Beispiel: Abrechnungsspitze in einer 8-Parteien-WEG
Das Wirtschaftsjahr 2025 ist abgeschlossen. Eigentümer Krause hat über das Jahr 2.400 € Hausgeld-Vorschüsse gezahlt, seine Einzelabrechnung weist tatsächliche Kosten von 2.650 € aus. Beschlossen wird in der Versammlung 2026 nicht „die Abrechnung", sondern der Nachschuss von 250 € – seine Abrechnungsspitze. Stellt sich später heraus, dass eine einzelne Kostenposition (z. B. 80 € Gartenpflege) falsch verteilt wurde, kann seit BGH V ZR 96/24 genau dieser abgrenzbare Teil angefochten werden, ohne den gesamten Beschluss zu kippen. Eine Software, die Beschlussvorschläge sauber auf die Spitze formuliert, reduziert genau dieses Anfechtungsrisiko.
Wann braucht eine WEG eine spezialisierte Software?
WEG-Verwaltung ist nicht Mietverwaltung mit anderem Etikett. Eine spezialisierte Lösung lohnt sich, sobald folgende Punkte zutreffen:
- Es gibt Eigentümerversammlungen mit Beschlussfassung – nicht nur Mietverträge.
- Eine Beschluss-Sammlung nach § 24 Abs. 7 WEG muss geführt werden.
- Die Abrechnung folgt § 28 WEG (Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung, Vermögensbericht, Abrechnungsspitze).
- Eine Erhaltungsrücklage ist getrennt zu führen.
Abgrenzung: Reine Mietverwaltung kennt keine Versammlung, keinen Beschluss und keine Abrechnungsspitze – dort geht es um Mietverträge und die Betriebskostenabrechnung nach § 556 BGB.
Häufige Fragen
Gut zu wissen.
Wer haftet bei einer fehlerhaften Jahresabrechnung?
Verantwortlich für die Erstellung ist der Verwalter; er kann der WEG bei schuldhaften Fehlern schadensersatzpflichtig sein. Beschlossen wird allerdings nur die Abrechnungsspitze – ein Fehler ist gerichtlich nur dann relevant, wenn er die Nachschuss-/Anpassungsbeträge und damit die Zahlungspflicht berührt (§ 28 WEG; BGH V ZR 102/23). Der Verwaltungsbeirat soll die Abrechnung zuvor prüfen (§ 29 WEG).
Was genau beschließen die Eigentümer bei der Jahresabrechnung?
Nicht die Abrechnung als Dokument, sondern die Einforderung von Nachschüssen bzw. die Anpassung der beschlossenen Vorschüsse – die Abrechnungsspitze (§ 28 Abs. 2 WEG). Ein Beschluss „über die Jahresabrechnung" wird vom BGH (V ZR 102/23) entsprechend ausgelegt und ist gültig. Der Vermögensbericht wird nur erstellt und zur Verfügung gestellt, nicht beschlossen.
Muss die Beschluss-Sammlung digital geführt werden?
Das Gesetz (§ 24 Abs. 7 WEG) schreibt keine bestimmte Form vor – sie kann digital oder analog geführt werden, muss aber den Wortlaut aller Beschlüsse fortlaufend nummeriert, mit Datum und Vermerken zu Anfechtung/Aufhebung enthalten und auf Verlangen einsehbar sein. Eine digitale, durchsuchbare Führung vermeidet in der Praxis Lücken und Nummerierungsfehler.
Heißt es Instandhaltungsrücklage oder Erhaltungsrücklage?
Seit dem WEMoG (1.12.2020) lautet der gesetzliche Begriff Erhaltungsrücklage (§ 19 Abs. 2 Nr. 4 WEG). „Instandhaltungsrücklage" ist die alte Bezeichnung; steuerlich begegnet einem noch der Begriff „Instandhaltungsrückstellung".
Sind reine Online-Eigentümerversammlungen zulässig?
Online- oder hybride Teilnahme ist möglich, setzt aber einen vorherigen Beschluss der Eigentümer voraus (§ 23 Abs. 1 Satz 2 WEG). Seit der Gesetzesänderung 2023 ist auch eine reine Online-Versammlung ohne Präsenzort beschließbar. Ohne entsprechenden Beschluss bleibt die Präsenzversammlung verbindlich.
Ab wann lohnt sich Software für eine WEG?
Sobald regelmäßig Versammlungen mit Beschlüssen stattfinden, eine Beschluss-Sammlung zu führen ist und nach § 28 WEG abgerechnet wird – faktisch ab der ersten verwalteten WEG. Da seit 1.6.2024 der zertifizierte Verwalter Standard ist (§ 26a WEG), gehört eine fachlich korrekte, nachvollziehbare Dokumentation zum Pflichtprogramm.
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