Mietverwaltung ohne den Papierkram.
Mieteranfragen, Nebenkostenabrechnung, Rechnungen: walter übernimmt die wiederkehrende Arbeit der Mietverwaltung — Sie behalten die Kontrolle über jede Entscheidung.
Mietverwaltung heißt: Sie steuern täglich das Verhältnis zwischen Vermieter und Mieter – von der Betriebskostenabrechnung nach § 556 BGB, die strikt binnen zwölf Monaten beim Mieter sein muss, über Heizkosten und CO2-Aufteilung bis zu fristgerechten Mieterhöhungen und der Antwort auf jede Mangelanzeige. Anders als in der WEG-Verwaltung gibt es hier keine Eigentümerversammlung und keinen Beschluss – es gilt das BGB-Mietrecht, und jede versäumte Frist kostet bares Geld. walter entwirft Ihre Abrechnungen, Mieterhöhungsschreiben und Mieterantworten vor; freigegeben wird jeder Schritt von Ihnen.
Philipp Pippenstock · Mitgründer, walter · zuletzt aktualisiert Juni 2026
Mietverwaltung ist Kleinarbeit im Akkord.
Dieselben Anfragen, dieselben Belege, jedes Jahr dieselbe Abrechnung. walter übernimmt die Wiederholung.
Mieteranfragen
E-Mail, Telefon, WhatsApp — dieselben Fragen immer wieder, jede bindet Zeit und darf nicht liegen bleiben.
Nebenkostenabrechnung
Daten aus mehreren Systemen zusammentragen, fristgerecht abrechnen, Belege erstellen — fehleranfällig und stressig.
Rechnungs- & Belegflut
Rechnungen erfassen, prüfen, kontieren und ablegen — Beleg für Beleg, Woche für Woche.
So entlastet walter Sie
Die passenden Funktionen.
Mieterkommunikation
Eigene Postfächer je Objekt: walter erstellt aus jeder Anfrage ein Ticket, prüft den Kontext und verfasst den Antwortentwurf. Sie geben frei.
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Nebenkostenabrechnung
walter sammelt Verbrauchsdaten, berechnet Umlageschlüssel und bereitet Abrechnungen automatisch und fristgerecht zur Prüfung vor.
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Belegverbuchung & Transaktionserkennung
walter verbindet Ihr Bankkonto, erkennt Transaktionen und verbucht Belege automatisch. Rechnungen werden erfasst, geprüft und kontiert — Abweichungen markiert.
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Betriebskostenabrechnung & die 12-Monats-Frist
Die jährliche Betriebskostenabrechnung muss dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§ 556 Abs. 3 BGB). Geht sie zu spät, sind Nachforderungen grundsätzlich ausgeschlossen – ein Guthaben des Mieters müssen Sie trotzdem auszahlen. Umlegen dürfen Sie nur die Positionen aus dem abschließenden Katalog des § 2 BetrKV; Verwaltungskosten und Instandhaltung gehören nicht dazu (§ 1 Abs. 2 BetrKV). walter erstellt Abrechnungsentwürfe aus Ihren Belegen, verteilt nach dem vereinbarten Umlageschlüssel, kennzeichnet nicht umlagefähige Kosten und überwacht die Zugangsfrist pro Einheit. Sie prüfen und geben frei.
Heizkosten & CO2-Kostenaufteilung
Heizkosten sind nach der Heizkostenverordnung zu mindestens 50 % und höchstens 70 % verbrauchsabhängig abzurechnen (§ 7 HeizkostenV); der Rest läuft über die Wohnfläche. Seit 1.1.2023 verteilt das CO2-Kostenaufteilungsgesetz die CO2-Bepreisung nach einem 10-Stufen-Modell: Je schlechter die Gebäudeeffizienz (kg CO2 pro m² und Jahr), desto höher Ihr Vermieteranteil – von 0 % bei unter 12 kg bis zu 95 % ab 52 kg. Diese Einstufung müssen Sie selbst aus dem Brennstoffverbrauch berechnen. walter ermittelt die Stufe, trennt Vermieter- und Mieteranteil und führt beides sauber in die Abrechnung – Sie kontrollieren die Eingangswerte.
Mieterhöhung – richtig und fristgerecht
Vier Wege, vier Regelwerke: Bei der Erhöhung auf die ortsübliche Vergleichsmiete (§ 558 BGB) muss die Miete seit 15 Monaten unverändert sein, die Kappungsgrenze beträgt 20 % in drei Jahren (15 % in angespannten Märkten). Nach Modernisierung dürfen Sie 8 % der Kosten jährlich umlegen, gedeckelt auf +3 €/m² in sechs Jahren (§ 559 BGB). Daneben gibt es Staffelmiete (§ 557a) und Indexmiete (§ 557b), die § 558/559 ausschließen. walter prüft, welcher Weg im Vertrag zulässig ist, rechnet Kappungsgrenze und Sperrfrist je Einheit, begründet das Verlangen mit Mietspiegel oder Vergleichswohnungen und erzeugt das formgerechte Schreiben – Freigabe und Versand entscheiden Sie.
Mieterkommunikation, Mängel & Fristen
Eine Mangelanzeige mindert die Miete kraft Gesetzes für die Dauer des Mangels (§ 536 BGB) – unerhebliche Mängel ausgenommen – und Sie tragen die Instandhaltung (§ 535 BGB). Auch Kaution (§ 551 BGB: max. drei Nettokaltmieten, getrennt anzulegen) und Kündigung (§§ 573, 573c BGB) leben von korrekten Fristen und Begründungen. walter ordnet eingehende Mieteranliegen ein, schlägt fristwahrende Antwortentwürfe vor, dokumentiert Mängelmeldungen strukturiert und erinnert an Kautionsabrechnung und Kündigungsfristen – jede Antwort an den Mieter gibt ein Mensch frei, bevor sie rausgeht.
Beispiel: Mieterhöhung mit Kappungsgrenze
Eine 70-m²-Wohnung kostet aktuell 770 € netto kalt (11,00 €/m²). Der Mietspiegel weist ortsüblich 13,50 €/m² aus – rechnerisch wären 945 € möglich. Die letzte Erhöhung liegt 16 Monate zurück, die Sperrfrist (§ 558 BGB) ist erfüllt. Doch die Wohnung liegt in einem angespannten Markt: Die Kappungsgrenze beträgt 15 % in drei Jahren. 15 % von 770 € sind 115,50 € – die neue Miete darf höchstens 885,50 € (12,65 €/m²) betragen, obwohl die Vergleichsmiete höher liegt. walter rechnet beide Grenzen – Vergleichsmiete und Kappung – und setzt automatisch den niedrigeren, also zulässigen Betrag an.
Wann lohnt sich Software für die Mietverwaltung?
Sobald Sie mehr als eine Handvoll Einheiten betreuen, werden die 12-Monats-Fristen des § 556 BGB, individuelle Umlageschlüssel, CO2-Stufen und Mieterhöhungs-Sperrfristen manuell kaum mehr sicher beherrschbar – und jeder Fehler ist erlös- oder haftungsrelevant.
- Es geht um das Vermieter-Mieter-Verhältnis nach BGB-Mietrecht – nicht um eine Eigentümergemeinschaft.
- Jährliche Betriebskostenabrechnungen mit harten 12-Monats-Fristen (§ 556 BGB).
- Wiederkehrende Mieterhöhungen mit Sperrfristen und Kappungsgrenzen.
- Laufende Mieterkommunikation, Mängel und Kautionsabrechnung.
Abgrenzung: Die WEG-Verwaltung organisiert die Eigentümergemeinschaft nach WEG (Versammlung, Beschluss, § 28-Abrechnung, Erhaltungsrücklage). Anderes Gesetz, andere Fristen, andere Dokumente.
Häufige Fragen
Gut zu wissen.
Was passiert, wenn die Betriebskostenabrechnung zu spät kommt?
Geht die Abrechnung dem Mieter später als zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zu, können Sie Nachforderungen grundsätzlich nicht mehr durchsetzen (§ 556 Abs. 3 BGB) – es sei denn, Sie haben die Verspätung nicht zu vertreten. Ein etwaiges Guthaben des Mieters müssen Sie dennoch auszahlen.
Welche Kosten sind nicht umlagefähig?
Nicht umlegbar sind insbesondere Verwaltungskosten sowie Instandhaltungs- und Reparaturkosten (§ 1 Abs. 2 BetrKV). Umlagefähig sind nur die laufenden Betriebskosten aus dem Katalog des § 2 BetrKV. „Sonstige Betriebskosten" (Nr. 17) dürfen Sie nur umlegen, wenn sie im Mietvertrag konkret benannt sind.
Wie hoch darf eine Mieterhöhung höchstens ausfallen?
Bei der Erhöhung auf die ortsübliche Vergleichsmiete gilt die Kappungsgrenze: innerhalb von drei Jahren höchstens 20 % – in Gebieten mit angespanntem Wohnungsmarkt nur 15 % (§ 558 Abs. 3 BGB). Zusätzlich darf die ortsübliche Vergleichsmiete nicht überschritten werden, und seit der letzten Erhöhung müssen 15 Monate vergangen sein.
Wie werden die CO2-Kosten zwischen Vermieter und Mieter aufgeteilt?
Seit 2023 gilt das 10-Stufen-Modell des CO2KostAufG: maßgeblich ist der CO2-Ausstoß pro Quadratmeter und Jahr. Bei sehr effizienten Gebäuden (unter 12 kg/m²) trägt der Mieter 100 %; je schlechter die Effizienz, desto höher Ihr Anteil – bei mindestens 52 kg/m² tragen Sie als Vermieter 95 %.
Wie viel Kaution darf ich verlangen und wie muss ich sie anlegen?
Höchstens drei Nettokaltmieten (§ 551 BGB). Der Mieter darf in drei gleichen Monatsraten zahlen. Die Kaution müssen Sie getrennt von Ihrem eigenen Vermögen verzinslich anlegen; die Zinsen stehen dem Mieter zu. Abweichungen zum Nachteil des Mieters sind unwirksam.
Mindert sich die Miete automatisch, wenn ein Mangel vorliegt?
Ja. Bei einem Mangel, der die Tauglichkeit der Wohnung mehr als unerheblich beeinträchtigt, ist die Miete kraft Gesetzes für die Dauer des Mangels gemindert (§ 536 BGB) – eine gesonderte Erklärung ist nicht nötig. Der Mieter sollte den Mangel aber anzeigen (§ 536c BGB), damit Sie ihn beheben können.
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